Digitale magikere i Grimstad

Vi vet det meste om folks inntekter og eiendeler. De fleste, både innenfor og utenfor etaten, tar for gitt at data om dem kommer inn og er riktige. Men, hvordan får Skatteeaten alle disse opplysningene?

Bak kulissene i Skatteetaten finner vi en gruppe dedikerte ansatte som utøver digital magi. Fra deres kontor i Grimstad overvåker de en kompleks innhenting av data, sørger for at skattemeldingen er korrekt og at skattesystemet fungerer sømløst. Møt Grunnlagsdatagruppa – et team som er helt avgjørende for at norske skattebetalere kan stole på at opplysningene om deres inntekter og eiendeler er riktige. Hvert år sørger de for at store og små virksomheter leverer de data Skatteetaten trenger for å kalkulere nettopp din skatt.

Grunnlagsdatagruppa ligger under innhenting i divisjon informasjonsforvaltning og ledes av underdirektør Hans Kristian Søfteland. Det rapporteres på over 30 ordninger. De opplysningspliktige kan være barnehager, SFO, banker, utleieformidlere, boligbyggelag, borettslag, idrettslag, veldedige organisasjoner og ulike typer næringer. Hvert år leveres det over 63 millioner oppgaver fra rundt 61000 opplysningspliktige. Store mengder med data går gjennom systemet og følges opp av grunnlagsdatagruppa, dataene brukes til å beregne skatten til deg og meg, til analyse og statistikk. Andre opplysningspliktige leverer oppgaver med data som Skatteetaten kan bruke til kontrollarbeid og til fastsetting av skjønn i skattemeldingen og i forbindelse med mva. Dette er blant andre betalinger til selvstendige næringsdrivende, kontrolloppgaver fra primærnæringene og drosjetjenester. Det er kjempeviktig at grunnlagsdataene holder høy kvalitet og derfor er jobben grunnlagsdatagruppa gjør helt avgjørende for skattemeldingen slik vi kjenner den i dag og også for Skatteetatens omdømme og tillit.

MAG prosjektet

Systemene for innsamling og kontroll av grunnlagsdata var blant de eldste i etatens portefølje. MAG-prosjektet (Modernisering av grunnlagsdata) ble etablert for å utvikle et nytt og mer moderne grunnlagsdatasystem. Første rapportering på ny løsning var på innskudd, utlån, renter for inntektsåret 2012. Ved nyttår 2014 falt arveavgiften bort. Gruppa i Grimstad som jobbet med fastsettelse av arveavgift fikk da en forespørsel om å overta grunnlagsdata når MAG-prosjektet skulle avsluttes og overføres til linjen. Det har resultert i dagens ordning og gjennom 10 år har grunnlagsdatagruppa opparbeidet seg enorm kompetanse og fortsetter å utvikle etatens innhenting av data og ser på hvordan man kan utnytte disse på flere måter.

Teamet: Hvordan jobber de?

Denne artikkelen har blitt til etter et møte, og med god hjelp fra flere i gruppa. Frank Warmbrodt, teamleder internasjonal rapportering samt finans og verdipapirer, Hilde Hægeland, teamleder for de mer “vanlige” ordningene vi kjenner igjen fra skattemeldingen og Marit Haugland, leder for tvangsmulktteamet. I tillegg var Christian Skomedal og Marianne Nyvold med fra gruppa. De viser et stort engasjement for oppgavene og betydningen av dem i etaten, de er også opptatte av hvordan man kan videreutvikle bruken av de grunnlagsdataene de henter inn. For mulighetene er mange og store. Spesielt samtykkebasert lånesøknad er et godt eksempel på hvordan data kan deles og brukes på tvers av myndigheter. Man anslår en besparelse på over en milliard kroner, bare på den ene løsningen. I tillegg er det enkelt og tidsbesparende for brukeren. Oppfølging og kontakt med de opplysningspliktige er en stor del av gruppens arbeid gjennom hele året. Tillit og etablert kontakt er veldig viktig i tillegg til at det må være enkelt å rapportere.

“Vi startet tidlig med digitale dialogmøter for de ulike bransjene, dette ble godt mottatt og vi har derfor fortsatt med det når nye ordninger har kommet til” sier Marianne.

Verdipapirbransjen har dialogmøter med gruppa hver høst, spesielt for internasjonale finansielle organisasjoner. Også en- til- en møter med store banker forekommer flere ganger i året. Da går en representant fra grunnlagsdatagruppa igjennom totalrapporteringen deres til Skatteetaten. “Vi opplever at bransjene ønsker å levere kvalitetssikre data til oss, og da må vi legge til rette for at det er lett å bruke våre systemer og at de kan komme i kontakt med oss”. Gjennom året gjøres det også en betydelig jobb med å oppdatere nettsiden og å besvare spørsmål som kommer inn på epost og via kundeloggen. Hver høst sendes det ut informasjonsbrev til en rekke av de opplysningspliktige, en påminnelse om opplysningsplikten og en veiledning til hvordan oppgavene skal sendes inn. På nyåret er det tett oppfølging av innsendte leveranser. Også kontroll av de dataene som har kommet inn er kjempeviktig før klarsignalet for skattemeldingen går.

Tvangsmulkt: Et viktig virkemiddel

Tvangsmulktteamet er viktige i arbeidet med å innhente opplysninger. Opplysningspliktige som ikke leverer på rett tid får straks et varsel og vedtak om tvangsmulkt dersom ikke opplysningene kommer innen en ny gitt dato. Tvangsmulkten er dagsbøter som løper frem til opplysningene blir sendt inn. Teamet har også ansvar for tvangsmulktløpet for A-ordningen, et samarbeid på tvers av Skatteetaten, NAV og SSB. Dette er en stor oppgave, nærmere 25000 arbeidsgivere får hvert år tvangsmulkt grunnet manglende rapportering. Marit, teamleder for tvangsmulkt, poengterer at det ikke er mulkten i seg selv som er viktig, men trusselen om den som er det største virkemiddelet.

Fra Grimstad til verden – internasjonalt samarbeid

Flere medlemmer i gruppen er sterkt involvert i det internasjonale arbeidet som Skatteetaten deltar i grunnet avtaler med OECD (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling). Organisasjonen jobber blant annet med å redusere skatteunndragelse og øke åpenheten rundt skatt. En viktig metode for å oppnå dette er automatisk utveksling av informasjon mellom skattemyndigheter. I dette ligger blant annet CRS/FATCA, som ble innført i 2016, Digital Plattform Informasjon (DPI), og en rapporteringsløsning for kryptoeiendeler (CARF). Det tas sikte på å innføre DPI og CARF som nye grunnlagsdata-ordninger fra og med 01.01.2026 med første rapportering i 2027. Gruppen i Grimstad har ansvaret for å sikre at etterlevelsen og kvaliteten på CRS/FATCA-reglene er tilfredsstillende før vi utveksler informasjon med andre skatteadministrasjoner.

For å oppnå dette legges det vekt på god dialog og årlige møter med de rapporteringspliktige. I tillegg gjennomføres det flere årlige tilsyn av etterlevelsen hos norske finansinstitusjoner.

“Det er lærerikt og nyttig å delta på stedlige tilsyn. Praktisk bruk av regelverket gir en ekstra dimensjon i arbeidet. Samtidig gir det bedre kontakt med de opplysningspliktige” sier Maren Frivold, som jobber i team 3 med ansvar for internasjonale tema.

Frank Warmbrodt deltar også som fagekspert i ulike internasjonale fora. Foraene benyttes av de forskjellige skatteadministrasjonene til regelverksutvikling og erfaringsutvekslinger som skal øke etterlevelsen hos de enkelte medlemslandene og tilrettelegge utvekslingen av data. Han var i november invitert til Lisboa for å presentere endringer på CRS-regelverket for en større forsamling i Global Forum on Transparency.

Nordisk Agenda er en møteplass for de nordiske skattemyndighetene, hvor erfaringer deles og det samarbeides om nye ordninger som skal implementeres. Fra Grimstad-gruppen deltar Stian Torsvik i en arbeidsgruppe som arbeider med DPI, og Christian Skomedal er koordinator for en arbeidsgruppe på CARF. Denne gruppen hadde nylig et møte i Stockholm, hvor det svenske Skatteverket var vertskap. Representanter fra skattemyndighetene i Sverige, Danmark, Finland og Island var til stede, sammen med representanter fra Skattedirektoratet, Informasjonsforvaltning og Innsats.

I disse dager ansettes det en ny medarbeider til gruppa i Grimstad, arbeidet de gjør vil fortsette å være viktig og helt i kjernen av hva Skatteetaten driver med, også i fremtiden. Nye ordninger kommer til, og gruppa vil fortsette å utvikle bruken av og kvalitetssikre opplysningene som sendes inn slik at du og meg, og skatteetaten selv, kan stole på at opplysningene om oss er riktige.

Britt Elin Jaabæk