8 viktige punkter om digital sikkerhet og personvern for deg som er tillitsvalgt i Delta

Sist oppdatert:

Publisert:

Mange jobber fra hjemmekontor og bruker flere digitale systemer enn tidligere. Det stiller krav til digital sikkerhet og hvordan vi ivaretar personvern. Her har vi samlet det som er aller viktigst for deg som er tillitsvalgt i Delta i åtte punkter.

1. Fagforeningsmedlemskap er en sensitiv personopplysning

Du skal aldri kontakte medlemmer på en måte som synliggjør fagforeningsmedlemskap overfor andre; for eksempel ved bruk av konvolutter med logo, utdeling av gaver i åpne posthyller etc. Hva gjør du isteden? Sørg for at du selv er synlig, bruk kontordøren og oppslagstavler til plakater og informasjon, og gjør det enkelt for medlemmene å oppsøke deg.

Bruk blindkopi-feltet hvis du sender e-post: Dersom du må sende e-post fra din e-postklient til flere medlemmer samtidig, må du alltid legge inn epostadressene i blindkopi-feltet,

Medlemslister: Vær varsom når du håndterer medlemslister, både digitalt og i papirformat, slik at ikke listene kommer på avveie.

LES MER: Innføring i personvern for deg som er tillitsvalgt i Delta

2. Vær bevisst på hvilken e-postadresse du bruker i din kontakt med Delta

Bruk alltid den samme e-postadressen i din kontakt med Delta. Det gjelder også når du melder deg på kurs og arrangementer i aktivitetskalenderen. Det er alltid en fordel å være innlogget når du melder deg på aktiviteter, da hentes dine medlemsopplysninger opp automatisk.

Bruk alltid din egen, personlige e-postadresse, aldri andre familiemedlemmers eller fellesadresser.

Trenger du å endre din registrerte e-postadresse? Gjør det selv på «Min profil» eller kontakt Delta Direkte på tlf 02125.

3. Bruk "Mine medlemmer" i din kommunikasjon med medlemmene

"Mine medlemmer" er et verktøy som henter alle opplysninger fra Deltas medlemssystem. Det betyr at opplysningene alltid er oppdatert. Det er også et system som er testet med tanke på sikkerhet. Når du sender e-post eller sms i "Mine medlemmer" lagres meldingene på en sikker måte i systemet.

Bruk «Mine medlemmer» når du skal sende e-post til flere medlemmer samtidig. Dersom du likevel må bruke andre e-postverktøy, må du huske å sette mottakerne i blindkopi-feltet.

Når du sender SMS fra «Mine medlemmer»: Hvis du vil bruke navn i sms-teksten, bruk kun fornavn, ikke fornavn og etternavn.

Til "Mine medlemmer"

Her kan du hvordan du enkelt sender sms og er-post i Mine medlemmer

4. Bruk sikre passord og bytt passord jevnlig

Finn et system som hjelper deg med å «huske» passordene dine. Benytt gjerne et passordhåndteringsprogram eller skriv de ned, og oppbevar listen på et sikkert sted.

Les mer om sikre passord på nettvett.no

5. Bruk tofaktor-autentisering på tjenester hvor det er mulig.

Totrinnsbekreftelse (totrinns-autentisering) er et ekstra sikkerhetsnivå for innlogging. Med totrinnsbekreftelse logger du inn med noe du vet (ditt passord) i tillegg til noe du får (en kode på telefon).

På noen tjenester er det automatisk tofaktor-autentisering (f eks delta.no), på andre tjenester må selv aktivere det i innstillingene.

Les mer om totrinnsbekreftelse på nettvett.no

6. Ha oversikt over dine kontoer i sosiale medier

Gå jevnlig gjennom dine egne personverninnstillinger, og aktiver totrinnsbekreftelse der det er mulig.

Gå jevnlig gjennom innstillinger for kontoer, sider og grupper som du er administrator for.

7. Når du tar bilder av andre

Husk samtykke før du publiserer bilde av andre i sosiale medier.

Hvor lagrer du dine bilder, hvorfor og hvor lenge? Når vi bruker mobiltelefonen som kamera, blir bilder ofte lagret både på mobilen og i en eller flere skytjenester. Her er det mange løsninger, og du må sette deg inn hvilken løsning du bruker, og hvordan.

8. Vær oppmerksom på «ting som skurrer»

Ikke klikk på lenker du er usikker på. Sjekk heller en gang for mye innen du klikker, og meld fra om noe virker mistenkelig og/eller kan være brudd mot personvernlovgivningen. Dersom du klikker på en lenke du er usikker på, undersøk nettstedsadressen som vises i nettleserens adressefelt nøye.