Kontoret: Hva blir den nye normalen?

Denne artikkelen ble sist oppdatert i august 2021. Den inneholder derfor ikke tiltak, retningslinjer og råd som er vedtatt etter dette.

Samfunnet skal sakte, men sikkert tilbake til en slags «normal». Men hva blir den nye «normalen» egentlig? Vi har forsøkt å være føre-var og samle opp en del aktuelle spørsmål som vi håper du vil ha nytte av å få svar på.

Kontor vs hjemmekontor/fjernarbeid

Hvis det avtalte arbeidsstedet er kontoret, vil det være opp til den enkelte arbeidsgiver å fatte beslutning om, når og i hvilken grad arbeidstakerne skal tilbake på kontoret. Dette betyr at det fortsatt er stor grad av skjønnsmessige vurderinger som må foretas på hver enkelt arbeidsplass.

Hvem skal tilbake til kontoret først?

Kravet om en meter avstand gjelder fortsatt. Hvis lokalet ikke muliggjør at alle kommer tilbake samtidig, er spørsmålet hvem som skal komme først.

Arbeidsgiver plikter etter arbeidsmiljøloven § 4-1 til og med § 4-4 å ivareta arbeidstakernes fysiske og psykiske arbeidsmiljø. Disse pliktene gjør at arbeidsgiver må ha et bevisst forhold til hvem som skal komme tilbake når.

Dersom arbeidstakere har vanskeligheter med fjernarbeid, tilsier dette at disse burde komme tilbake på kontoret før andre uten tilsvarende utfordring. Saklig forskjellsbehandling er i så måte tillatt.

Arbeidsgiver har en tilretteleggingsplikt, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. Den innebærer at nødvendige hjelpemidler skal stilles til disposisjon, og at arbeidsplassen skal utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger. Mulighetene for å tilrettelegge arbeidet fysisk, gjennom for eksempel ergonomiske løsninger, er ofte større på kontoret. På kontoret kan det også i større grad skapes et arbeidsmiljø mellom kolleger, noe som kan være viktig for dem som bor alene.

Skal ivareta faglig og personlig utvikling

Hvis ingen arbeidstakere har kjente fysiske eller psykiske plager, er arbeidsgivers handlingsrom for hvem som skal returnere større. Dersom arbeidsgiver ser en større oppside i produksjon eller lønnsomhet ved at bestemte grupper arbeidstakere returnerer til arbeidsstedet først, står arbeidsgiver i utgangspunktet fritt til dette.

Etter jf. arbeidsmiljøloven § 4-2 skal dog mulighetene for faglig og personlig utvikling gjennom arbeidet vektlegges. Hvis arbeidstaker opplever at fjernarbeid begrenser denne utviklingen, plikter arbeidsgiver å iverksette tiltak for å ivareta disse hensynene. Dersom det å utføre arbeidet på kontoret oppleves som et begrenset gode, plikter arbeidsgiver å fordele kontorfasilitetene på en rettferdig måte.

Kan arbeidsgiver tvinge meg tilbake?

Mange har sikkert lyst til å fortsette med fjernarbeid. Enten det er hjemmefra eller andre egnede steder. Hvilke muligheter har du da?

Dette beror på hva som er avtalt og utgangspunktet skal tas i arbeidsavtalen din. Det følger nemlig av arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav b at arbeidsplassen skal angis i arbeidsavtalen. Dersom det er avtalt arbeidssted på kontoret, er det klare utgangspunktet at arbeidsgiver bestemmer om fjernarbeid skal tillates eller ikke.

Arbeidsgivers beslutninger må uansett være saklige. Tilbakekomst kan være vurdert som nødvendig for å bedre det faglige miljøet og reetablere det sosiale miljøet mellom kolleger. Ettersom myndighetene oppfordrer til «delvis hjemmekontor og/eller fleksibel arbeidstid», men samtidig legger til grunn økt tilstedeværelse på kontorene, må hensynet til smittevern ivaretas og påvirke den samlede planen for tilbakekomst.

Jeg er redd for smitte på arbeidsplassen

Dersom du av spesielle grunner er redd for smitte og ønsker fjernarbeid, må arbeidsgiver vurdere dette behovet konkret opp mot behovet for at du returnerer til arbeidsstedet. Dersom du har en generell frykt for smitte stiller dette seg annerledes. Myndighetene legger til grunn at Norge må leve med koronasmitte over lang tid, men at de alvorlige virkningene av koronasmitte vil avta i tråd med vaksineringen. Det er derfor ikke tilstrekkelig å påberope seg generell smittefrykt for å kunne fortsette med fjernarbeid. Dersom smittesituasjonen øker i stor grad lokalt eller nasjonalt, vil dette hensynet gjøre seg gjeldende dersom myndighetene oppfordrer til fjernarbeid eller fatter pålegg om dette.

Dersom du velger å ikke ta vaksinen, er ikke dette tilstrekkelig til å unngå et pålegg om å returnere til kontorlokasjonen. Dersom arbeidsgiver har tilstrekkelige smittevernrutiner og ivaretar kravene til avstand på kontoret, vil ikke risikoen for smitte på kontoret overstige smitterisikoen ellers i samfunnet. Da må du belage deg på å returnere til kontoret. Dette stiller seg annerledes dersom du ikke kan ta vaksinen, og da bør du i så fall ta opp med arbeidsgiver at du trenger spesiell tilrettelegging.

Arbeidsgiver ønsker å opprettholde fjernarbeid

Jeg vil tilbake på kontoret, men arbeidsgiver vil at jeg skal fortsette med fjernarbeid. Har jeg noe jeg skulle ha sagt? 

Det følger av arbeidsmiljøloven at arbeidsplassen skal angis i arbeidsavtalen. Dersom arbeidsstedet er angitt til kontoret i arbeidsavtalen, kan ikke arbeidsgiver ensidig beslutte fjernarbeid.

Det er ikke uvanlig at arbeidsgiver har vage formuleringer i arbeidsavtalen om arbeidsstedet. For det tilfellet at arbeidsavtalen ikke gir noe klart svar og arbeidsgivers ønsker at du fortsetter fjernarbeidet, må uklarheten i arbeidsavtalen gå ut over arbeidsgiver.

Praksis før pandemien vil være av betydning. Dersom du jobbet på et fast arbeidssted før pandemien, taler dette for at du har rett til å returnere dit når myndighetspålagt fjernarbeid har opphørt.

Arbeidsgiver blir da avhengig av at det inngås en avtale om fjernarbeid, dersom fjernarbeidet ikke er ment å være kortvarig. Dette følger av «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem», § 2. Dersom du ikke ønsker å inngå en slik avtale og smittevernhensyn tillater tilbakekomst, har du rett til å returnere til kontoret.

Arbeidsgiver kan åpne for en avtalebasert og frivillig løsning for fjernarbeid, slik at det blir opp til den enkelte arbeidstaker å avgjøre om man ønsker å jobbe på kontoret eller ikke. Arbeidsgiver kan ikke gradvis redusere eller fase ut kapasiteten på kontorlokasjonen, slik at den frivillige løsningen i realiteten blir en ufrivillig ordning.

Forsøk dialog ved motstridende ønsker

Arbeidsgivere gjør klokt i å lytte til arbeidstakeres ønsker om fjernarbeid også etter pandemien. Arbeidsgiver må samtidig vurdere konsekvensene av arbeid utenfor det vanlige kontoret for virksomheten som sådan – ikke bare den enkelte arbeidstakers ønsker.

I tillegg må arbeidsgivers mulighet for å sikre og følge opp ansvaret for fjernarbeid tas hensyn til og vurderes når endelig hjemmekontorforskrift foreligger. Arbeidsgiver kan derfor ende opp i en situasjon hvor det er gode argumenter for fortsatt fjernarbeid, samtidig som det er gode argumenter for å ikke videreføre en slik ordning – uavhengig av hva den enkelte ønsker.

Hva skjer på kort og lang sikt?

På kort sikt: Hver virksomhet må ta sine konkrete vurderinger knyttet til gjenåpningen og retur til kontoret. Problemstillinger knyttet til prioritering og ønsker ved gjenåpningen bør drøftes med de tillitsvalgte. Den enkelte arbeidstakers ønsker bør være godt begrunnet dersom dette fraviker fra den løsningen virksomheten legger opp til, alternativt være godt forankret i arbeidsavtalen.

På lang sikt: De tillitsvalgte bør være aktive i å søke mot gode løsninger for arbeidstakerne, innenfor det som også er en god løsning for virksomheten. Da bør de tillitsvalgte oppfordre arbeidsgiverne til å være fremsynte og langsiktige. Pandemien tvang frem bruk av digitale løsninger i større grad enn før. Mange oppgaver vi før trodde vi måtte gjøre på kontoret, og attpåtil møter, kan nå gjøres digitalt. Konkurranse om arbeidskraft fremover tilsier at det er arbeidsgiverne som tilbyr de fleksible løsningene som «vinner». Arbeidstakere vil trolig ønske mer frihet knyttet til om de jobber fra kontoret eller andre steder.

Kunsten blir å finne en ordning som ivaretar virksomhetens behov, samtidig som fleksibiliteten på arbeidssted økes sammenliknet med før pandemien. Løsningen kan være å lage midlertidige ordninger for utprøving, der det også kan være forskjell på arbeidstakerne hvis forskjellsbehandlingen er saklig.

Smittevern og forsvarlig arbeidsmiljø

Selv om pandemien kan være på hell, må hensynet til smittevern ivaretas så lenge pandemien eksisterer. Arbeidsmiljøloven stiller krav om at hver virksomhet må ha et «fullt forsvarlig arbeidsmiljø» for arbeidstakerne.

Standarden for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal til enhver tid utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet. Ettersom koronaviruset fortsatt vil prege samfunnet i ulik grad, vil dette også prege kravene som stilles til helse, miljø og sikkerhet (HMS) på arbeidsplassen.
Dette krever at arbeidsgiver tar ansvar for å ivareta generelle smitteverntiltak. Etter internkontrollforskriften § 3 skal arbeidsgiver iverksette systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter «planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Dette betyr at arbeidsgiver må ha utarbeidet smittevernrutiner som retter seg mot den konkrete virksomheten, og kartlegge eventuelle farer og risikoer, samt utarbeide planer for å unngå at risikomomentene realiserer seg.

Helt konkret innebærer dette for eksempel at arbeidsgiver hele tiden må ivareta kravene til avstand mellom arbeidstakerne, så lenge avstandskravet gjelder. Andre eksempler er at arbeidsgiver utarbeider rutiner for påfyll av desinfeksjonsmiddel og håndsåpe, eller at arbeidsgiver krever at arbeidstakere med symptomer er hjemme. Videre kan det være aktuelt å kartlegge særskilte vernetiltak for kronisk syke eller personer i en risikogruppe.